Cuando llevas un tiempo usando Office, empiezas a encontrar conexiones entre las diferentes aplicaciones, lo que te ahorra mucho tiempo.
es uno de ellos Vincular una base de datos de Excel a un documento de Word. Es muy útil, por ejemplo, si tienes que enviar una carta a 50 personas donde lo único que cambia es el nombre del destinatario. En lugar de cambiar manualmente el nombre de la carta antes de imprimirla, puede adjuntar el documento a una base de datos o una tabla de Excel que contenga los 50 nombres, y Word lo hará por usted.
En esto tutorial de palabras nosotros explicamos Cómo vincular datos de Excel a Word
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En un documento de Word hemos escrito la carta que enviaremos, y lo único que cambiará es el nombre del destinatario:
A su vez en Excel, hemos creado una lista con todos los nombres a los que va dirigida la carta:
Necesitamos guardar el documento de Excel en un archivo.
Para combinar los dos proyectos, vamos a usar lo que se llama Office Combinar correspondencia. De regreso Palabrahaga clic en la solapa Correspondencia y seleccionamos el icono Iniciar combinación de correspondencia. En el menú que aparece, seleccione Paso a paso:
Se abrirá un asistente en el lado derecho de la pantalla:
Consta de seis pasos. El orden de los pasos a seguir es Cartas, Usar el documento actual y Usar una lista existentepresión Siguiente en cada etapa. Estamos en el Paso 3, y ahora estamos haciendo clic en Examen, para seleccionar el archivo de Excel que contiene la lista de nombres. Si la primera fila contiene un encabezado, como en nuestro ejemplo (Destinatarios), entonces tenemos que dejar esta opción marcada en la selección de archivos.
Se abrirá una pantalla con una lista de nombres. Debemos marcar todo lo que usamos:
En el Asistente, haga clic en Siguiente para ir al siguiente paso.
Ahora tenemos que decirle a Word en qué parte de nuestro texto se insertarán los nombres de la lista. Seleccionamos el nombre que hemos escrito en el texto inicial (en nuestro ejemplo, Juan Antonio Pascual), y en el asistente, a la derecha, pulsamos sobre mas elementos. Una ventana nos pedirá que elijamos la lista que usaremos. En nuestro caso, Destinatarios. haga clic en meter ense hace referencia a Destinatarios:
En el asistente, haga clic en Siguiente, hasta completar todos los pasos. Cierra el asistente y ve a la pestaña Correspondencia. Haga clic en el icono Vista previa de resultados. Verá los nombres reales en la carta, donde estaba la referencia. Destinatarios. Si hace clic en las flechas izquierda y derecha, podrá ver todos los nombres:
Cuando imprima, Word hará copias de la carta con los diferentes nombres.
hemos aprendido como Vincular datos de Excel a Word.